Ernest Boutin inc. a mis en place et applique une politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels établis en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels.

 

Nous vous invitons à la lire pour connaître les règles que nous appliquons car ceci vous permettra de prendre une décision concernant la transmission de vos renseignements personnels.

 

Notre politique vous informera sur notre processus interne de collecte, de conservation, d’utilisation et de destructions des renseignements personnels. De plus, vous connaitrez vos droits en lien avec vos renseignements personnels.

 

En faisant affaire avec Ernest Boutin, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels en conformité avec la présente politique.

 

Prendre note que la présente Politique peut être modifié sans préavis, il sera donc avisé pour vous de la consulter avant de nous transmettre vos renseignements personnels.

 

Définir informations personnelles 

Ce sont des informations qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier, tel que le nom, le prénom, pièce d’identité, la date de naissance etc.

 

1. À qui s’adresse cette politique

 

Vous êtes concerné si vous communiquez avec nous via votre adresse courriel, votre adresse postale, par téléphone, par télécopieur, par la consultation de notre site et si vous utilisez notre système de demande d’information et le service de dépôt de documents de notre site Web.

 

2. Méthode de cueillette d’information

 

2.1 Directement par vous : en personne, par téléphone, par courriel

2.2 Auprès de tiers lorsque nous obtenons un consentement ou lorsque la loi nous l’autorise ou l’exige

2.3 Via un site web ou réseaux sociaux qui sont accessibles au public

 

3. Situation de cueillette et utilisation de vos renseignements personnels

 

Renseignement lié:

a. Au recrutement de personnel 

b. À une demande de soumission ou de mandat professionnel

c. À l’ouverture d’un compte client, à la facturation et au paiement de facture

d. À vos demandes d’information divers

e. Au développement de relation d’affaire variée

f. À une gestion administrative

g. Un système de vidéosurveillance

h. Notre service 24/7 (agence externe)

i. Objet de connexion - renseignements techniques d’utilisation (adresse IP, localisation géographique, navigateur, cookies etc.)

 

4. Personnes autorisées et ayant accès aux renseignements personnels recueillis

 

4.1. À l’interne, seul les personnes autorisées dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions on accès à vos renseignements personnels

4.2. Auprès de partenaires d’affaires ou autre(s) professionnel(s) externe dans le cadre de la réalisation des contrats et projets selon ce que la loi permet

4.3. Auprès de tiers lorsque la loi nous l’exige

 

Note : Au moment de leur embauche, les employés d’Ernest Boutin inc. sont dans l’obligation de signer une entente de confidentialité et de non-divulgation des renseignements personnels auquel ils auront connaissance dans l’exercice de leur fonction.

 

5. Conservation des renseignements personnels

 

5.1. Dans nos serveurs informatiques sécurisé par un mot de passe unique

5.2. Notre fournisseur d’hébergement  

5.3. Dans un système de backup

5.4. Filière de copies papiers de nos dossiers pour usage interne dans un local sécurisé et non accessible au public mais seulement au personnel autorisé

 

Note: Ernest Boutin inc. ne conserve les renseignements personnels uniquement que pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été recueilli sous réserve des exigences législatives et professionnels (tel que pour le Règlement sur la comptabilité).

 

6. Destruction des renseignements personnels

 

7. Après la fin d’utilisation et du temps écoulées prescrites par la loi, tous les renseignements personnels sont détruits définitivement et de façon sécuritaire.

a. À votre demande selon ce que permet la loi en vous adressant à notre responsable de la protection des renseignements personnels

b. Vos droits et obligations concernant vos renseignements personnels (sauf lorsque la loi nous permet ou nous exige d’en refuser l’accès)

 

Il est de votre responsabilité de prendre toutes les mesures nécessaires pour que vos renseignements personnels soient bien protégés. De notre côté, malgré nos mesures de protection efficaces, nous devons reconnaitre que nous ne sommes pas à l’abri d’un incident. Si cela devait arriver nous vous confirmons que nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour minimiser les conséquences et éviter que cela se reproduise. Si vous avez connaissance d’une irrégularité quelconque, contactez-notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir coordonnées complètes au point 9)

 

Vos droits :

1. Demande d’accès à une copie de vos renseignements personnels

2. Demande d’informations supplémentaires concernant le traitement et l’utilisation de vos renseignements personnels

3. Demander une mise à jour de vos renseignements personnels

4. Demander la destruction en partie ou en totalité de vos renseignements personnels de nos dossiers selon ce que la loi permet comme application

5. De retirer votre consentement concernant le traitement de vos renseignements en vertu des lois applicables

 

8. Site web de tiers (partenaires et autres)

 

Notre site contient des hyperliens vers d’autres site Web par conséquent nous ne sommes pas responsables des politiques en matière de confidentialité et de traitements des renseignements personnels de ces autres sites Web.

 

1. Pour mettre à jour votre dossier, pour le retirer ou pour toutes questions, plainte ou commentaire n’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

 

Jérémie Leclerc, responsable de la protection des renseignements personnels

4, rue des Émeraudes

Lévis (Québec) G6W 6Y6

Bureau : 418-837-2900

Cellulaire : 581-305-3261

Courriel : info@ernestboutin.com

 

 

Dernière mise à jour : Juillet 2024